I vores virksomhed laver vi af og til graphic recordings. Altså, live-tegnede referater til konferencer. En travl uge med mange live-tegning-opgaver fik os til at tænke over, hvor mange måder man egentlig kan bruge live-tegning på. Derfor vil vi her gennemgå nogle af de begivenheder, hvor live-tegning egner sig som referat, dokumentation, involvering og ejerskabsgivende.

Tegnerens rolle i live-tegning?

En konference i en organisation er typisk en dag (eller to), hvor organisationen skal have klarlagt nogle ting. Måske skal der styr på værdierne. Måske skal der laves en handlingsplan for strategien. Eller måske skal organisationen gennemgå en forandringsproces. Under alle omstændigheder har vi i Danmark en tradition for at involvere medarbejderne i organisationens beslutninger. Her har et live-tegnet referat en rolle at spille. Udover fordelen ved at få sat nogle billeder til dagens mange budskaber og holdninger, skaber referatet engagement. Det gør det, fordi organisationens medlemmer dels kan følge med i referatets skabelse undervejs, og dels fordi deres stemmer bliver hørt og dokumenteret i referatet. Det skaber ejerskab og ejerskab medfører engagement.

Tegneren lytter og tegner. Selvfølgelig kan tegneren ikke få det hele med; et referat refererer kun det vigtigste og i overskrifter og korte sætninger. Så tegneren prøver at få det vigtigste med i ord og illustrationer. Herudover skaber tegneren en struktur, så tegningen fremstår overskuelig og nem at gå til. De enkelte dele af konferencen bliver som regel tydeligt markeret med overskrifter, inddelinger, pile osv.

Sjovt nok begyndte vi en vild uge, der bød på fire graphic recordings, med en lille lap papir. Alle deltagere til konferencen blev bedt om at tage en lap med det ord, som de ville gå ind til konferencen med. “Mod”, “Nysgerrighed”, “Aktiv” osv. kunne man vælge mellem. Et af ordene var “Disciplin”, og den nuppede jeg, tegneren! For er der noget, der er vigtigt for en tegner med en graphic recording-opgave, så er det disciplin. Det kræver 100% opmærksomhed og disciplineret skrivning og tegning gennem typisk syv timer. Og det kræver hurtige beslutninger, effektive tegneløsninger og god udnyttelse af pauser til at ‘catche up’.

Hvilke emner kan tegnes i live-tegning?

I en nærmest hvilken som helst proces i en organisation, kan vi dele processen op i mindre bidder. En forandringsproces kan f.eks ofte deles op i fem dele: Opmærksomhed, engagement, information, handling og forankring. Dette har vi tidligere skrevet om. Indenfor alle disse dele af en proces kan live-tegning med fordel bruges på den ene eller anden måde. De enkelte dele skal ikke ses som kronologiske tidspunkter, men som flows, der gennemsyrer hele processen.

Redskaber til at skabe opmærksomhed

I en proces har vi opmærksomheden rettet på et mål med processen. Vi kan også rette opmærksomheden på de ting (‘trusler’), der nødvendiggør processen. En workshop, der kortlægger disse ting: Trusler og forestillinger om løsninger, kan refereres med live-tegning. Herved skabes dokumentation for, hvorfor vi er i gang med processen.

Redskaber til at skabe engagement

Når vi kender grunden til processen og hvor vi skal hen med den, gælder det om at engagere folk. Engagementet ligger som regel i det daglige samarbejde, dvs. har med mennesker at gøre. Forud for et samarbejde må man definere roller og ansvar i samarbejdet. Herudover kan man lave en SWOT-analyse for samarbejdet, som herunder er omformuleret til en SPOT-analyse. Svagheder bliver til problemer, for problemer ‘løses’ bedre end svagheder.

Redskaber til information

Informationsdelen af en proces er den del, hvor man planlægger processen. Her deles viden, og her klarlægges alle processens dele. Kort sagt: Her informeres. Vi har fået behovet for processen på plads. Og vi har fået den sammensætning af mennesker på plads, som skal arbejde med processen. Nu skal vi finde ud af, hvad der skal ske. Processen planlægges, og til det formål kan man bruge en række live-tegnede værktøjer, mens man deler viden. F.eks. kan man udarbejde en strategi og herved få lavet en strategisk illustration. Man kan også i denne proces kigge tilbage og få klarlagt organisationens historie, som kan tegnes på en tidslinje. Det er også muligt at brainstorme på kernekunden og dennes behov og ønsker. Og endelig kan det give mening at få lavet en såkaldt ‘roadmap’, altså en oversigt over vejen til målet med indbyggede problemer og forslag til løsninger.

Redskaber til handling

Når der er lavet en overordnet strategi, er det på tide at definere de enkelte handlinger og komme i gang med at eksekvere. Så en konkret handlingsplan kan tegnes. Måske er der også behov for at finde frem til konkrete beslutninger gennem workshop med forslag og afstemninger? Og endelig kan der laves konkrete bud på problemløsninger.

Redskaber til forankring

Hvornår er processen slut? Og hvordan forankres resultaterne? Har vi lært noget, og hvad? Kan vi se, at vi faktisk har ændret noget – og måske også os selv? Mange af disse ting kan man få overblik over og blive klogere på ved at dokumentere dem med tegning. Her er et par forslag til redskaber:

Andre redskaber?

Disse redskaber er blot nogle af mange muligheder indenfor dokumentation og referat med live-tegning. Vi har også live-tegnet f.eks. borgerforslag til kommunal infrastruktur, ledelsesrådgivning og observationer til forskningsprojekter. Det er et felt i vækst: Flere og flere private og offentlige virksomheder, organisationer, styrelser mv. bruger live-tegning. Vi har live-tegnet for bl.a. Assens, Guldborgsund og Næstved kommune, CBS, Novozymes, Novo Nordisk, JN Data og Region Hovedstaden.

Hvis du har spørgsmål til live-tegning, så kontakt os gerne på info@opticcircus.dk eller via vores hjemmeside www.opticcircus.dk.