Digitalt eller fysisk møde?

Digitale muligheder er efterhånden blevet allemandseje. Godt nok har Skype eksisteret siden 2003 – og dette må siges at være noget nær “de gamle dage” i den digitale tidsalder. Skype blev førhen set som en nødløsning på et problem, hvor folk enten ikke kunne komme til et fysisk møde eller befandt sig i udlandet. Hvis man til mødet var “med på Skype”, så betød det ganske enkelt, at man var forhindret i at møde op.

digitalt møde

Mulighederne for digitale møder har altså foreligget længe, men er slet ikke blevet udnyttet. Fysisk tilstedeværelse har simpelthen været af høj prioritet. Transitionen fra fysisk til digitalt møde har altså ladet vente på sig. I hvert fald når vi taler om den brede befolkning og den brede fundering på arbejdspladserne.

fysisk møde

Corona-epidemien og den digitale transformation

Tiden under Corona-krisen har tydeligvis forstærket transitionen fra fysisk møde til digitalt møde. Ja, det har ligefrem været en nødvendighed for at kunne få driften i organisationen til at fungere.

De fleste har fået øjnene op for, at et digitalt møde kan erstatte mange fysiske møder. Men samtidig er vi blevet mere bevidst om værdien af det fysiske møde. Hvornår skal eller bør bruges? For det er klart, at alle møder ikke kan klares digitalt, selvom det ville være praktisk og temmelig tidsbesparende.

Mange organisationer, herunder en række af de største danske virksomheder, har sparet store omkostninger til møder og konferencer ved at gå over til digitale møder. Se bl.a. dette link: https://www.euroinvestor.dk/nyheder/c25-selskaber-har-sparet-milliarder-paa-rejser-under-coronakrise

Og måske må vi bare erkende, at vi havde brug for en større krise som Corona-epidemien til at overbevise os om transitionen. For mange møders vedkommende er der faktisk ikke behov for fysisk at møde op i samme rum. Mødets indhold kan lige så nemt klares digitalt.

Resultatet bliver formentlig, at der post-corona vil komme mange fysiske møder igen, men i et betydeligt mindre omfang end pre-corona. Vi har simpelthen vænnet os til, at de digitale møder kan overtage en stor del af de fysiske møder. 

Men hvorfor nu det her blogindlæg?

Vi prøvede til en start selv at få et godt overblik over, hvornår det egentlig gav mening at holde digitale møder fremfor fysiske møder og omvendt. Og efterhånden som vi prøvede forskellige situationer af, er vi kommet frem til denne illustreret grafik over, hvornår det giver mening med et fysisk møde versus et digitalt møde. 

Indholdet er inspireret af en model fra Harward Business Review, men vi har videreudviklet den og visualiseret den.  

DIGITALT ELLER FYSISK MØDE?

I grafikken har vi taget udgangspunkt i mødets indhold og mødets deltagere. På den baggrund definerer vi fordele ved henholdsvis et fysisk møde og et digitalt møde. I det store hele kan det digitale mødes fordele defineres som det fysiske mødes ulemper og vice versa.

Hvis du har spørgsmål til nogle af vores ydelser, kan du kontakte os på info@opticcircus.dk. Du kan også gå ind på vores hjemmeside www.opticcircus.dk og læse mere.

Nye arbejdsgange i Corona-krisen

Sammen med Erik Petri, dygtig grafisk facilitator, har vi formuleret nogle nye arbejdsgange efter Corona-krisen. Med disse kan vi udføre vores arbejde med strategisk illustration, graphic recording og animerede film stort set ligesom før. Læs med her.

Hvad betyder Covid-19 for vores arbejde med Jer?
Nye arbejdsgange i Corona-Krisen

Kontakt os gerne for opgaver og ideer til, hvordan arbejde med grafisk facilitering kan udføres i denne ekstra-digitale tidsalder: info@opticcircus.dk

Trusler i Forandringsledelse

Hvorfor skriver vi om trusler i forandringsledelse

Behov for forandring
I fortællingen om forandringens nødvendighed spiller trusler en afgørende rolle.

I vores sidste blogindlæg skrev vi om forandringsledelsens fem ‘flows’. Her vil vi gå lidt dybere ind i det første flow, opmærksomheds-flowet, og fokusere på begrebet trusler i forandringsledelse.

Perspektivet tager udgangspunkt i vores forskellige baggrunde i virksomheden. Optic Circus  blev stiftet af os begge to, Jacob og Johan med udgangspunkt i, hvad vi hver især kunne bidrage med af faglighed. Jacob har to uddannelser: Cand.Merc HRM fra Copenhagen Business School og film producer-uddannelsen fra Super 16. Johan (som er mig, der skriver her), er cand.mag i filosofi og tegneserietegner. Derfor kombinerer vi filosofi, illustration, film, ledelse og økonomi i vores tilgang til opgaverne. Vi er begyndt at holde foredrag om forandringsledelse, hvor tilgangen er noget anderledes, end hvad man støder på hos mere traditionelle konsulenter. Filosofi, økonomi og praksis kombineres med illustration, så tilgangen bliver meget visuel.

Vi vil skrive en række indlæg her på bloggen, der viser, hvordan vi arbejder med illustration og visualisering i vores arbejde med forandringsledelse. Dette indlæg bliver det første, der brækker forandringsprocessen op i mindre dele. Første del; det der sætter behovet for forandringen igang, er truslen.

Bevægelsen mellem trussel og forestilling

Når man befinder sig i en forandringsproces, er det afgørende for motivationen, at man er drevet af de potentielle trusler, der udgør en fare for dit eksistensgrundlag. Og at man samtidig har gjort sig nogle forestillinger om, hvad udfaldet af processen kunne blive. Opmærksomheden må med andre ord være både bagudrettet og fremadrettet: Den må have have øje for både truslen og forestillingen.

Opmærksomhedens retten sig både bagud og fremad.

Ifølge den tyske filosof og fænomenolog Edmund Husserl er bevidstheden kendetegnet ved at agere i en nutid, men for at undgå, at nutiden bare bliver til et punkt uden udstrækning, benytter bevidstheden sig af en såkaldt retention (en tilbagegriben i tid) og en protention (en griben frem i tid). Den danske filosof Dan Zahavi forklarer denne tilbagegriben og fremadgriben ret godt (i Husserls Fænomenologi, s. 93): Det er som at lytte til et stykke musik. Her lytter vi ikke kun til den enkelte tone, som den fremtræder i nutid. Vi medtænker i denne nutidslytten det, der går forud og det, vi forventer vil ske. En treklang opleves som melodiøs og behagelig i kraft af bevidsthedens evne til både at gribe frem og tilbage i tid.

Noget lignende kunne man sige om forandringsprocessen. Vi tillægger vores handlinger mening i kraft af det, der er gået forud og det, som vi forventer til ske efterfølgende. Vi oplever, at truslerne gradvist overvindes og at vi rykker nærmere de forestillinger, vi har gjort os, i den vellykkede forandringsproces.

Trusler mod individet

Forandringens indvirken
Jacobsens model foreslår vi her som en skabelon, som
det er muligt selv at udfylde med relevant indhold.

Hvad er en trussel? Trusler kan komme alle mulige steder fra: De kan være politiske, økonomiske, strukturelle, teknologiske, personlige m.m. Nordmanden Dag Ingvar Jacobsen (i Organisationsændringer og forandringsledelse) har lavet en model (se illustration), der viser, at samfundsforandringer (herunder trusler) spiller ind på organisationsforandringer. Disse organisationsforandringer spiller ind på gruppeforandringer. Og til sidst spiller ind på forandringer for det enkelte individ.

Men hvis vi skal prøve at finde ud af, hvad truslen i sin grundform består i, kan vi vende os mod Jean-Paul Sartre, der i Væren og intet beskriver, hvordan subjektet støder på en potentiel trussel i mødet med den Anden.

Den simpleste form for trussel er (hos Sartre) at blive mødt af et andet menneskes blik, mens man foretager sig noget privat, for eksempel imens man piller næse. Herved opstår en skamfuldhed over at blive opdaget i sin pinlige eller vulgære privathed. Truslen er at føle sig reduceret til et vulgært objekt i den Andens øjne.

I videre forstand består truslen i, at man bliver bedømt af sin omverden for noget, man ikke (kun) identificerer sig med. Man kan blive placeret i en objektiviserende kasse som f.eks. arbejdsløs, psykisk syg, handikappet, prostitueret, spekulant eller andet, der helt ser bort fra øvrige aspekter af mennesket bag.

En sådan kasse kan virke stigmatiserende eller ligefrem invaliderende for din person og dit ønske om at udvikle og forandre dig. Truslen består ikke kun i den Andens bedømmelse af dig, men også i, at du måske ikke formår at flytte dig ud af din situation. Truslen mod subjektet er altså: objektiviseringen, fastlåstheden i din situation og sidste ende en manglende frihed.

Trusler mod organisationen

Objektiviseringen og fastlåstheden kan ret enkelt overføres til truslen mod en virksomheds eksistens. Her kan truslen blandt andet være, at virksomheden bedømmes til at være gammeldags, konservativ, ufleksibel eller bedaget samt at dens forsøg på at vriste sig løs af omverdenens bedømmelser bliver opfattet som ynkelige og desperate.

Vi har arbejdet med flere virksomheder, der har kæmpet med denne form stigmatisering. Også selvom de udviklede sig og fulgte med tidens teknologi, var innovative osv. Et par tilfældige eksempler: Undertøjsvirksomheden Sloggi eller skofabrikanten Ecco forbindes stadig med 1980erne, uanset hvor ihærdigt de forsøger at skabe tidssvarende produkter. Mærsk ses stadig som gammeldags, måske qua den branche de agerer inden for, selvom de konstant udvikler sig. Samtidig vil teknologivirksomheder næsten per definition altid blive anset som værende innovative, selvom mange af dem reelt set kan være dybt konservative i deres tilgang til udvikling.

Visual Change Management

Attention flow - change management

Five Flows of Change

This is a co-reading of David Sibbets (founder of The Grove) book Visual Leaders and John P. Cotters article from Harvard Business Review Change Management (March 1995)

To be successful a process of change must follow some basic steps, from attention and engagement towards realizing a vision. I’ve dug into these steps following John P. Cotter and David Sibbet, who represent two very different approaches to change management. Cotter is a professor of Leadership from Harvard Business School and Sibbet is a consultant of graphic facilitation.

Now, why does change have to take place? The answer is simple: Because the world is a place of flux. If companies and organisations remain the same, sticking to their old well-known cultures, they will not be able to preserve themselves. So, in a world of constant change organisations and people also need to change to secure their self-preservation.

The problem is that people are conservative. They are inclined to resist change. To accept change they must acknowledge the need to change in order to keep their jobs. From a management point of view this is the starting point of the first flow of change management.

The Attention Flow

I have listed five essential flows of change management. They are not meant as chronological steps (although som chronology will appear). Rather, they are flows that are significant all the way through the process.

Attention flow - change management

The first flow is the flow of attention, the why. It contains an investigation and analysis of the market and realizes that in the near future there is no place for the organization as it is constituted today. Hence, it must change. Next step is to uncover what this change implies. The organization needs to form a new vision. The new vision must be very clear and should be communicable and understandable within 5 minutes. Several visual tools are useful for this flow. Many of them in the form of a template:

  • Drawings of imagined ideas
  • SWOT-analysis as a drawing
  • Drawings of market threats
  • Animated films about market challenges and the need for change
  • Drawings of goals and vision

The Engagement Flow

engagement flow - change management

The second flow is the flow of engagement, the who. The organization needs a strong coalition of people from all levels to effectively engage everyone to change their behaviour. This coalition will lead the process of change and inspire everyone to engage in the transformation. Engaging visual tools include:

  • Graphic recording at meetings
  • Templates for meetings
  • Drawing of people, their new roles, and their responsibilities
  • Agenda drawings

The Information Flow

information flow - change management

The third flow is the flow of information, the what. The threats and the new vision must be communicated to create the needed attention (the why) of the employees. The information flow also includes details on how to achieve the vision. These details will form the strategy. It is crucial to use plenty of resources communicating the vision and the strategy. Some visual tools for the information flow:

  • Animated films explaining the strategy
  • Strategy drawing
  • Storymap with next steps

The Operation Flow

operation flow - change management

The fourth flow is the flow of operation, the how. This is about making the right actions required to reach the vision. These actions can be difficult as the organization has to remove any obstacle that might obstruct the process. Obstacles can be procedures, systems, and employees that needs to be relocated or even fired. Also crucial to a successful process is motivating and engaging employees by providing milestones. Without milestones people might lose sight of the end goal. The motivation (why are we doing this?) is established with the vision, but with milestones motivation can be maintained during the operation. Here are some visuel tools:

  • Drawing of an action plan (with milestones)
  • Decision templates
  • Animated films about next steps
  • Roadmap drawings
  • Implementation plan drawings

The Embedding Flow

embedding flow - change management

The fifth flow of change is my own suggestion – inspired by Cotter’s emphasis on the establishment of a new culture based on the transformation. It is the flow of embedding, the when. Several actions have been made during the flow of operation. But when is it time to decide the change has succeeded? It can be risky to declare the battle won too early. The transformation process is not over before the changes have been embedded and lead to a new culture in the organization. Not many visual tools are available for this part as it marks the ending of a process. One tool is still useful, though:

  • Drawing of a success: How did we get here?

More blog posts about change management? Here!

Case: Forandringsproces

For nogle år siden stod vores virksomhed for en forandringsproces hos DT Group (daværende holdingselskab for bl.a. Stark og Silvan) i samarbejde med PwC. Fem forskellige forretningsenheder i fire forskellige lande skulle samles i én enhed i Aarhus.

Denne beslutning kunne blive mødt med modvilje fra de mange ansatte. Der ville komme fyringer, nyansættelser og flytning af medarbejdere. Derfor skulle beslutningen sættes ind i en større fortælling om nødvendighed, hvis organisationens mål skulle nås.

Strategiplakat for DT Group

Tidligere havde vi illustreret organisationens strategi som en stor plakat, hvor der var fokus på tre forskellige forretningsområder, der hver især skulle bidrage til en samlet vækst. Vi tegnede strategien som en tredelt raket. Denne metafor genbrugte vi i fortællingen om den konkrete forretningsenheds forandringsproces.

Vi valgte at levere fortællingen om forandring i form af en lille bog i pixi-format. 12 små sider i tekst og billeder brugte vi på at fortælle om beslutningen, dens kontekst og dens nødvendighed.

Den trykte bog – uddelt til alle berørte medarbejdere

Men hvorfor dette pixi-format og denne type kommunikation? Opgaven gik ud på at skabe en kommunikation, som folk rent faktisk ville læse. Og hvad er nemmere og hurtigere læst end en pixibog? Men ville der ikke være fare for, at en pixibog talte ned til folk? Jo! Men den udfordring tog vi på os og sikrede, at også kritiske stemmer indgik i fortællingen.

Opslag fra bogen

Responsen på bogen var overvældende god. Fra ledelsen fik vi at vide, at det var noget af det bedste change-materiale, de nogensinde havde set.

Flere indlæg om forandring? Læs her. Eller læs her om konkrete værktøjer til change management.

Optic Circus Magazine #3

Vores nye magasin, Optic Circus Magazine nr. 3, er netop udkommet.

I magasinet giver vi en række bud på proces-skabeloner, også kendt som templates. Vi har valgt at visualisere en ledelsesmodel, der skal facilitere en proces fra en nuværende situation, der ønskes ændret til en fremtidig situation. En change management proces. Men den kan ligeledes bruges til projektledelse eller i dagligdagen til at skabe sig et bedre overblik over en proces.

Processkabeloner kan bruges i mange sammenhænge. Man behøver i princippet ikke være dygtig til at tegne for at lave en processkabelon. Det handler om at tænke en proces i nye eller anderledes baner. Herved gives der nye og flere perspektiver på løsningsmuligheder.

Andre muligheder for brug af processkabeloner er f.eks.:

– diverse analyser
– konflikthåndtering
– idégenereringsværktøj
– mapping-værktøj
– prioriteringsværktøj

Processkabeloner kan også bruges som del af en workshop på en konference. Input fra deltagerne kan endvidere indarbejdes i et visuelt referat / graphic recording.

Modtag dette Optic Circus Magazine #3 som pdf ved at tilmelde dig vores blog.

Kontakt os gerne på info@opticcircus.dk, hvis du ønsker at høre mere om processkabeloner, eller hvordan man kan udvikle grafiske værktøjer til din organisation.

Vi har også skrevet et tidligere blogindlæg om processkabeloner.

The Change of Communication

Reading: The Change of Communication (Danish: Forandring af kommunikation) by Frederik Hertel
Company changes can only take place through communication. Before a change process, an alignment of the views of the company’s goals, vision, and values is necessary. If values, goals and vision are predetermined by the management you have a top-down change process.

Contrary to the top-down change process another approach is possible and often preferable if you want to strengthen the employee engagement: You discuss the eligibility and possible change of the values with the employees.

Processes of change cannot simply be communicated. The communication itself must be changed. To change the communication in a company you have to have a policy of communication (the strategic level) as well as communication campaigns and communication activities (tactical / operational level). A process of change must be aligned with the general policy of communication.

German philosopher Habermas suggested a definition of the ideal communicative act:

Communication of change cannot comply to this ideal definition, though.

Due to the different levels of power in a company communication must be strategic. This somewhat manipulative element opens up for an ethical and moral perspective of the communication.

Communication of change can be divided into two paradigms:

1) Communication in a paradigm of change. In this paradigm communicating a message is like conveying a “thing” from a sender to a recipient. The problem here is that the message does not remain exactly the same thing for the sender as for the recipient. This is because of their different perspectives. Therefore, there is no communication without interpretation.

2) Communication in a paradigm of communication. This is the semiotic tradition. Subjects that communicate with each other have ‘intentionality’, i.e. they are always conscious of something and have always directed their consciousness towards something. So, communication is a cooperation between interlocutors on producing and exchanging significance / meaning. If they exchange different meanings (which they do!) this doesn’t imply failure of communication. Identical meaning from two different subjects is impossible! Communication is still possible, though, as people share the same contexts in communities, including companies.

Communication of change cannot be reduced to a tool used by the management to send messages to the employees. Employees are co-producers of the company’s communication of change. This co-production of meaning is essential for a change process to succeed in a company.